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三招教你学会痕迹管理,做无懈可击职场人!

来源:广州新华互联网科技学校 发布时间:2024-07-08 09:07:15

 刚来没多久的同事老张升职了,我却一点都不奇怪。因为老张的工作经历太厉害了。

老张在前公司的时候,公司内部明争暗斗特别明显,谁也不想让着谁,生怕谁升上去,部门协调异常困难,除非老板亲自出马。

但是只有老张协调的时候,各部门都进行地有条不紊。很多人好奇老张一个没有丝毫背景的打工人,为什么这么协调顺利,升职也这么快。

后来同事在和老张共事时发现,老张的秘诀只有五个字:凡事必留痕。

不少人忽视痕迹管理,但是只要领悟了这一套规则,可以在职场上受用无穷。

很多人以为,留痕只是拍照打卡标注一下时间就完了。所谓的留痕也只是让领导知道自己确实在某个时间点工作了、任务达标了,为了留痕而留痕。

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其实不然,工作留痕,没有这么简单。它的效果也没有简单。

工作留痕,是指在工作过程中产生和留下的各种记录和痕迹,包括但不限于文字记录、电子邮件、会议纪要、项目进展报告等。

这些留痕能够为工作的进行提供可追溯的证据,帮助团队成员了解工作进展情况和决策过程,有助于保持工作连续性和知识传承。

之前工作的时候遇到一个同行同事,他每次工作结束之后,都会在朋友圈宣传一下自己的工作成果和未来的工作重心。

那时候我们总以为他是在炫耀,有时候还看不惯他这种行为。后来才知道,他是专门给领导看的,让领导知晓自己每段时间的进度。

有一次因为项目的失误,别人想甩锅给他,他还没有开始辩解,领导就已经替他解释了,说看到他朋友圈那时候在忙其他的项目,而且报告当天就提交了。

没过多久,他就被领导提拔上来当部门主管了。

在工作中做好留痕,能够避免掉他人甩锅的情况发生,还能保持住职场人的劳动成果。

工作中留痕不仅是一种行为习惯,更是一种责任担当和专业素养的体现。而要做好痕迹管理,核心就在于信息及时同步,做到实时性留痕。

小孟和同事分别带领两个团队做项目,最后要根据项目结果定夺谁会升职加薪。

在项目竞争中,小孟的团队成员各干各的,生怕对方抢走了自己的功劳,而且因为大家都散漫惯了,工作不爱留痕,一点小事儿就开始扯皮,项目推进缓慢。

同事在项目开始前就定好了规矩,一些重大的决定和阶段性进展需要留痕,做好实时的信息同步,以方便领导和他人查阅,不做无用功。大家在沟通上也很通畅。

因为信息同步及时,同事占得了市场先机,最终取得了不错的收益。

而且同事的项目结束之后,因为痕迹管理做的不错,大家分工也明确,整个团队都升职加薪了。

这种实时性的留痕能够帮助职场人实现高效的沟通,推动团队达成认知的一致。

1、沟通留痕,高效程序化做事

在沟通上留痕,比如一些重要电话的沟通结果逐条地整理出来,和领导或者同事确认。有些事关重大项目的客户电话可以录音留档,方便领导或者知晓情况。

有些口头上的沟通如果不是非常清楚的,将事项形成记录,从目标、预期、不足、解决办法等层面简单说明,和领导、同事进行确认。

小岭的主要任务就是拜访客户,留住核心客户完成交付。

这种工作需要很强的随机应变的能力,而且沟通上也要做好,稍不留神就会背锅,但是小岭却一次都没犯过错。

每次他和同事出去拜访客户,有些和客户的电话记录,不方便录音的,会及时形成文字记录。

然后小岭会先和同事沟通。沟通好之后,再发给领导确认,最后再推进。

这样程序化的做事风格,每一步都有痕迹可循,而且合规合矩,也实现了有效的沟通和高效的管理。

2、复盘留痕,查漏补缺自我提高

在项目中工作一段时间后,可以和同事一同复盘记录总结,比如今天达成的事项包括1、2、3等等,可以和同事一同查漏补缺,互相提高。

这样形成文字复盘留痕,基本上就可以把工作项目的进度同步出来,领导如果需要知晓进展,直接同步过去即可。

在工作中形成复盘留痕的习惯,也能帮助职场人调整后来的工作节奏,及时发现工作中存在的漏洞。

而且在这样复盘的过程中,也提高了自己做事的周密程度。这样的工作方式也不容易出差错,和他人合作的时候也会增添许多好感。

3、会议留痕,勾取重点事项

在一些和重点工作有关的会议上留痕,要学会迅速总结重点,不必事事都记录,只记录重点的事项即可。

记录总结好之后,如果有疑惑的地方可以向领导复述确认。这样既是肯定了自己的工作,又通过领导补充了自己的不足。

尤其是在一些项目立项、年初规划的会议上,很多人不以为然,觉得是长篇大论,没有营养,所以在会议上不爱记录,还嘲笑那些从头到尾记录的同事。

但其实他们只是抓取了重点记录,既明白了未来的大致方向,又步步皆有扮相,成功亦有迹可循。

痕迹管理可以学习,但是过于强调留痕、依赖留痕,就变成了形式主义,食之无肉,弃之有味。这样的留痕不但没有效果,反而成为了负担。

工作上凡事留痕,虽然有时候繁琐了一些,但是可以避免很多的扯皮和暗坑,实现高效又透明的沟通。巧妙的留痕,用好了才省事儿。

学会工作留痕,做无懈可击职场人!

 

文章来源于 智联招聘


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